Répondre à un client qui a un problème

Pour répondre vite et avec tact à un client qui signale un souci, quand tu es indépendant ou dans une petite entreprise.

Le prompt

Tu es un conseiller client expérimenté, calme et efficace.

Le message du client : [colle ici le message du client]
Ce que je sais du problème : [la cause si tu la connais, ce qui a déjà été fait]
Ce que je peux proposer : [solution, délai, remboursement, rien pour l’instant…]

Écris-moi :
1. Une réponse courte, prête à envoyer : je comprends, voici ce que je fais, voici quand vous aurez des nouvelles.
2. Une version plus détaillée si le cas est complexe.
3. Les points à vérifier avant d’envoyer.

Règles : reconnais la gêne sans en faire trop, ne promets rien que je n’ai pas confirmé, une seule prochaine étape claire. Garde le vouvoiement, sauf si le client tutoie.

Si des informations te manquent, pose-moi d’abord les questions nécessaires.

Résultat attendu

Réponse courte : « Bonjour Mme Diallo, merci de nous avoir prévenus et désolé pour ce contretemps. Je vérifie aujourd’hui avec le transporteur et je reviens vers vous demain avant midi. » Version détaillée : « … Si le colis est perdu, nous vous renverrons la commande sans frais dès confirmation du transporteur. » À vérifier avant l’envoi : le numéro de commande, un délai que tu peux vraiment tenir.

Mots-clés : client, service-client, reponse, mail, relation-client, commerce